İşyerinde İletişim

PMI’a göre bir proje yöneticisi zamanının %90’ınını iletişim ile geçirmektedir. Bu konu PMP sınavına hazırlananların çok iyi bildiği bir bilgidir. Peki gerçek hayatta da böyle midir, ya da projelerimizi yönetirken buna dikkat ediyor muyuz?

Katıldığım çoğu seminerde mutlaka bu konuya değiniliyor, iletişimin sadece işte değil günlük hayatımızda da çok önemli olduğu vurgulanıyor. İşlerin sürdürülebilmesinde olmazsa olmazdır deniliyor.

Endüstri 4.0 dünyası adım adım yaklaşırken, insanların yerini yavaş yavaş robotlar alırken bile iletişim, insanoğlu var olduğu sürece en önemli konu olma hakkını devam ettiriyor.

Neden böyle?

Genelde iş yerleri küçük ekipler yada büyük tek bir ekipten oluşur. Biz ofis içerisinde birden fazla farklı ekiplerin olduğunu düşünelim. Bu ekiplerin başında da birer yönetici olsun. İşe alımlarda iş yetkinliği kadar, iş ortamına uyum ve sosyal özelliklere de dikkat edilir. Kimi firmalar bu konuya çok dikkat ederken kimi firmalarda ağırlığı iş yetkinliğine verir. Çekirdek ekiplere üyeler atanırken yapılacak işin konusuna, teknik özelliklere ya da tecrubeye bakılırken, bazı firmalarda ise bir araya gelen ekibin birbirini her anlamda tamamlayıcı olmasına en başta dikkat edilir. İlerleyen süreçte çalışanlara çeşitli anketler uygulanır, proje performansları izlenir, değerlendirilir ve ortaya çıkan uyumsuzluklar teknik yetersizlikse takviye eğitimlerle, kişisel anlaşmazlık ise, iletişim teknikleriyle giderilmeye çalışılır.

İçinde bulunduğumuz dönem itibariyle farklı kuşaklar artık aynı ekip içerisinde bulunabiliyor. Yaşça küçük ama iş yetkinliği yüksek olan kişiler ekip liderliği yapabiliyor. Birbiriyle tamamen zıt karakterli kişiler birlikte çalışmak durumunda kalabiliyor vb… Bu tür durumlarda ekip liderleri öncelikli olarak çalışanlarını çok iyi gözlemlemelidir. Elinden geldiğince onları tanımalı, ekip içerisindeki uyumlarını, iş yapış şekillerini, teknik yeterliliklerini, sorumluluklarını zamanında yerine getirme durumlarını mutlaka izlemelidir. Sonrasında (genelde bu proje bitişleri olur) ekibindekileri uygun kategoriye yerleştirmelidir.

Peki nedir bu kategoriler: (D.I.S.C Kişilik Envanteri)

taner-ozdes-disc-kisilik-envanteri.png

Dominant: Öncüdür.

Influence-Etkileyici: İletişimcidir, insan odaklıdır.

Compliance-Uyumlu: Hesapçıdır, kurallara bağlı olunmasını ister.

Steadyness-İstikrarlı: Planlıdır, uyumludur, düzen ister.

disc_type_chart1.gif

Bu kategorilerden hangisi ya da hangilerine dahil olduğunuz, size yöneltilen sorulara verdiğiniz cevaplara göre belirleniyor. Bu soruları internetde rahatlıkla bulabilirsiniz. örnek olması açısından bir kaç soruyu paylaşıyorum:

Soru 1:

A ifadesi: Değişimleri hemen gerçekleştiren misiniz?

B ifadesi: Değişimlere öncelikle temkinli mi yaklaşırsınız?

Soru 2:

A ifadesi: İnsanlara, ilişkilere ve duygulara değer veren misiniz?

B ifadesi: Gerçeklere, verilere ve sonuçlara değer veren misiniz?

Soru 3:

A ifadesi: Zamanın nasıl kullanıldığı konusunda esnek misiniz?

B ifadesi: Zamanın nasıl kullanıldığı konusunda disiplinli misiniz?

Kurumlara göre değişse bile yaklaşık bu tarz 20-30 adet soruya cevap verdikten sonra,

İnsan odaklı(A), İş odaklı(B), Direkt(A), İndirekt(B) olarak bu soruların kategorilerine göre verdiğiniz A ve B değerlerinin adetleri toplanarak koordinat sistemi üzerinde sizi uygun gruba yerleştirmektedirler. Sonrasında ise sizin iş hayatındaki karakteriniz ortaya çıktığı için hangi grup kişilerle çalışırsanız daha başarılı ve uyumlu olursunuz, hangi yönleriniz eksik ve geliştirilmesi gerekiyor gibi yorumlarla çalışanların motivasyonu ve verimi arttırılmaya çalışılmaktadır.

cpt-Colors-2.jpg

Gördüğünüz gibi proje yönetimi sadece projenin belirlenen süre içinde, kapsamda ve maliyette tamamlanmasını yönetmek değil, en az bu öğeler kadar iletişim ve ekip içi uyumun, birlikte çalışabilirliğin sağlanabilmesidir. Eğer ekip lideriyseniz mutlaka ilişki kurucu da olmalısınız, çok detaycı bir çalışanınız varsa, zaman sıkıntısı yaşamamak için onu gerektiğinde ileri taşımalısınız, mutlaka yönlendirici olmalı en önemlisi çalışanlarınızı gerekiyorsa yemeğe çıkarmalı, vakit geçirmeli onlarla dertleşmelisiniz bile. Tüm bunları yapamıyor olabilirsiniz ancak bu testler sonucu konumuzu bilirseniz eğer geliştirmeniz gereken yönlerinizi görmeli ve iyileştirmek için adım atmalısınız.